Le pilote Conférence de New Chambre

Vue d'ensemble

Faire des affaires majeur des systèmes de travail exige une planification, une vision, le leadership, le travail d'équipe et un grand effort. Cette présentation explique le rôle du pilote Salle de conférence (CRP) pour aider à assurer le succès, comment l'aider à restructurer le système activité de l'entreprise, comment en créer un et de l'exploiter.

Qu'est-ce qu'un pilote la salle de conférence?

Une méthodologie pour développer et simuler le fonctionnement d'un système, d'apprendre comment il fonctionne / doit travailler et la meilleure façon de gérer l'entreprise avec elle - avant de «vivre» la mise en œuvre.

En ligne, interactives, systèmes intégrés et des logiciels d'évaluation confondre traditionnel et les méthodes de planification de mise en œuvre. Divers «convivialité» des questions et des logiciels "personnalité" sont beaucoup plus faciles à évaluer et à comprendre dans une simulation en direct que par examen de la documentation, des organigrammes et de vente des fournisseurs emplacements. Il peut être en ligne ou sur papier.

Le CRP a été traditionnellement associée à la modélisation des essais et des affaires avec de nouveaux logiciels, mais peut aussi être utilisé pour gérer l'évaluation des politiques, procédures, organisation, les formes, de formation et des mesures de performance. Il peut être utilisé pour tester les modifications apportées aux systèmes existants. Plus on se rapproche de la réalité, le plus efficace de l'expérience de formation. Il est de plus en plus courant de laisser une base de données CRP en place pour l'utiliser comme un banc d'essai permanent et de l'éducation / outil de formation.

Applications

Certaines personnes utilisent le terme pour désigner CRP logiciel de test avant la mise en œuvre. Bien que ce soit une excellente application, la liste ci-dessous indique qu'il ya des utilisations beaucoup plus:

La CRP peut être utilisé pour:

o Explorer les questions de politique / procédure, des solutions alternatives et engager des améliorations.

o partiellement ou totalement repenser le système de l'entreprise pour améliorer les performances.

Former les employés o dans le fonctionnement des politiques, des procédures system/software-, des logiciels, des formulaires et des rapports.

o Acquérir une compréhension pratique / évaluer comment le logiciel fonctionne vraiment approche, les forces et faiblesses.

la précision du test o des propositions des fournisseurs, des réclamations, et de la documentation.

o Aider à développer un plan viable pour la conversion, la mise en œuvre et l'utilisation du logiciel dans le cadre d'un système global.

o Fournir une éducation dans la façon dont un système de fabrication et de logiciels pourraient travailler les relations interministérielles en particulier.

o Faciliter la construction de descriptions des systèmes et des démonstrations de conformité réglementaire.

La CRP peut être utilisé pendant une ou plusieurs phases du cycle de vie du système:

o Identification et développement des politiques, procédures et l'approche d'exploitation.

o Shakedown de croisière pour affiner / debug logiciels, des politiques, des procédures, la formation et l'approche même de l'organisation.

o outil de formation continue.

o lit de test en cours pour un nouveau logiciel / modifiées, les politiques, procédures, domaines d'application, y compris l'intégration de systèmes.

Il ya plusieurs avantages importants par rapport aux approches d'autres:

o évaluer, tester et apprendre à risque minimal.

o Testez plus d'alternatives, de manière plus complète.

o Plus facile à contrôler les conditions.

o beaucoup plus vite et moins cher que la simulation complète, «en direct» pilote, le fonctionnement en parallèle ou «cold turkey» / «big bang» (mise en œuvre totale en une seule fois).

o Beaucoup plus réaliste que le programme / module de test à vocation technique.

o La CRP est lent, mais il se traduira généralement en des résultats meilleurs et plus rapides de mise en œuvre sur le long terme.

Inconvénients existent ainsi:

o CRP sont de temps.

Ø Ils abord ralentir le cycle d'application, mais peut donner des résultats améliorés.

o Exiger degré élevé de discipline, mais ne sorte la mise en œuvre d'un système important - pensez-y comme une bonne pratique.

Comment ça marche?

Recommandées éléments clés d'un succès CRP sont présentés et brièvement expliqué:

A. Planification / organisation

o Objectifs - C'est une bonne idée de réitérer les objectifs du système ou de les écrire si vous avez pas déjà fait. Bons objectifs sont clairs et quantifiables si possible. Ils soutiennent directement objectifs de l'entreprise du plan stratégique et des objectifs. Objectifs CRP doit être sélectionné dans la section ci-dessus et des applications adaptées aux objectifs de l'entreprise.

Portée o - Il est important de préciser ce qui est inclus - et non inclus - dans votre CRP. Indiquer les applications, les organisations concernées et l'ampleur de la participation souhaitée. Par exemple, voulez-vous complètement repenser le processus visant à éliminer toutes les opérations sans valeur ajoutée, ou tout simplement d'automatiser ou de convertir une approche existante? Le projet englobe tous les systèmes de gestion d'entreprise, ou tout simplement d'achat, les biens immobiliers matrimoniaux ou des comptes à payer?

o Organisation - Qui sera chargé de diriger, exécuter et d'agir sur les résultats? Quel est le rôle de chaque acteur? Quel est le degré d'autonomie / autonomisation est supposé? Comment SIG, fournisseurs, consultants être impliqué?

Approche o - Comment fonctionnera le projet CRP? Comment les joueurs vont vaquer à leurs tâches? Quels sont les outils seront employés pour accomplir le processus?

o Plan de projet - Créer les principales étapes, les dates, les activités de soutien, les affectations de responsabilité, les relations de précédence, les durées, les besoins en ressources (personnes, matériel, en dehors de soutien). Le plan devient l'outil principal du projet de gestion et peut effectivement être un sous-ensemble d'un vaste plan, telles que la mise en œuvre MRPII. Chaque domaine d'application a besoin d'avoir ses propres jalons, les personnes responsables et le plan d'activité. Nous avons trouvé cela fonctionne mieux d'utiliser au moins quelques personnes dont les responsabilités professionnelles se trouvent régulièrement dans les zones touchées.

B. Exigences définition / documentation

Certaines personnes disent cela ne devrait pas faire partie d'une CRP. Il apparaît ici pour trois raisons:

o Assurez-vous qu'il n'est pas oublié.

o Mettez une entreprise plutôt que d'un aspect technique sur la CRP.

o Mettre la structure dans l'effort de la CRP.

Sans un fondement méthodique de l'opération envisagée d'un nouveau système, le CRP aura tendance à errer sans but et sera l'objet de manipulations par les vendeurs ou autres avec un programme différent. Si ces exigences sont déjà définies - grande. Cependant, mon expérience est que la plupart des entreprises qui prétendent avoir ce complet ont fait un travail superficiel ou incorrecte. Ne plongez pas dans le logiciel avant de ce devoir important est fait en premier!

Il est impératif de savoir où vous allez et où vous voulez en venir lors de l'embarquement sur le périlleux voyage de changement de système important. Le. Comme ça, et à être la démarche de définition de systèmes ne peuvent être shortcutted tellement avant d'exécuter des ennuis Bien que nous ne pensons pas que d'un système existant, si c'est pour être remplacé, devrait être exhaustive et minutieusement documentée, il est nécessaire de comprendre comment il fonctionne et quelles sont les questions et les problèmes existent. Par la suite, une coupe plus détaillée et complète d'abord »à être« définition devrait être créé. Il peut être successivement raffiné que le programme avance.

L'expérience a montré que la plupart des efforts initiaux de la documentation du système ne reflètent pas la richesse réelle, de la complexité, l'ambiguïté et la diversité du fonctionnement du système réel. Habituellement, les gens supposent que le système actuel est logique et rationnelle, mais il n'est pas toujours le cas. Analyses de premier passage apparaissent souvent «mono-thread", en ce sens qu'elles montrent ce qui se passerait si tout s'est bien passé. Dans la vraie vie, il ya beaucoup, beaucoup d'exceptions, nécessitant des branchements complexes et d'autres activités. Pour aggraver les choses, tout le monde ne gère les choses de la même dans tous les cas. En fait, il ya généralement une bonne partie de l'ambiguïté et même des impasses dans la plupart des systèmes de facto. MRB, les retours des clients et de traitement à l'extérieur sont de bons exemples de cela dans la plupart des entreprises.

Outils de développement classiques et de la documentation ne sont souvent pas utilisés d'une manière qui traite de la question de façon efficace. Pour mieux faire face à ces problèmes que nous avons utilisé le "flux de tableau vivant" méthode avec un degré assez élevé de succès pour un certain temps. Au lieu de documenter les systèmes de forage, des diagrammes complexes qui se cachés dans les livres, essayez ceci:

Employer les utilisateurs des systèmes et les membres de l'équipe de projet et non des professionnels des systèmes, de construire des graphiques. Utilisez les systèmes en tant que facilitateurs. Pourquoi?

o inculque la propriété de l'utilisateur.

o Les utilisateurs savent mieux ", où les corps sont enterrés."

Gestion de projet et les gens systèmes sont souvent nerveux réel sur le faisons parce que les utilisateurs viennent souvent avec une mauvaise analyse, des exigences irréalistes, ou pire encore, tenter d'automatiser le statu quo.

Comment éviter ces écueils

o Tout d'abord, offrir une éducation dans les approches modernes et de fournir des bases solides dans les applications d'être étudiée. Mettre en place des équipes hautement qualifiés et bien équilibré. Exposer les gens aux méthodes utilisées par plus d'entreprises réussies, mais tenir compte des différences, en s'assurant qu'ils ne prétendent pas que "ça ne marchera pas ici parce que nous sommes aérospatial" ou des niaiseries semblables. Ensuite, expliquer soigneusement la façon dont vous voulez la documentation fait.

o Ensuite, fixer des objectifs à atteindre, tels que: réduire la paperasserie de 50% dans le traitement des commandes, ou de réduire le temps d'approvisionnement de 33%. Cela va forcer les gens à regarder au-delà des approches actuelles pour atteindre les approches souhaitées. Il aidera également à s'assurer que le projet va générer un retour sur investissement. Soulignez le fait que les processus doivent être repensés, et pas seulement répliqué sur un nouveau système informatique.

Essayez de mettre des diagrammes sur les murs, grandeur nature, en utilisant les formulaires, les effectifs des écrans et des rapports. Connecter les flux avec les flèches très visibles. Temps de cycle d'enregistrement, les responsabilités et les politiques et procédures applicables pour chaque processus. Mettez des notes sur le mur en expliquant ce qui se fait, comment et pourquoi. Passez en revue ces flux avec les différents départements, les auditeurs, même des clients et le gouvernement des personnes-qui veut l'entendre et fournir une rétroaction! La veille, il a écrit, le président de l'une des entreprises qui utilisent cette approche était avec l'équipe car ils ont travaillé sur le mur cartes de prise de suggestions! Lorsque c'est la dernière fois ce qui s'est passé dans votre entreprise? Un choix étonnant de personnes ont contribué à ce processus à cette société.

Maintenant, voici un point clé ...

Les gens ont-écrire toutes leurs suggestions, leur nom et la date à petites cartes jaunes ou "Post-It" (TM) et les notes les gifler sur le mur où elles s'appliquent. L'équipe de projet peuvent enregistrer, classer, retoucher et de les hiérarchiser sur une liste de questions, utilisé pour diriger les activités de changement. Parlez autonomisation! Une fois que le tel quel configuration est documentée, de discuter de questions et de direction, puis commencer à droite sur la to-be.

Les graphiques à être peut-être de la retravaille en l'état, mais il semble fonctionner encore mieux avec de nouvelles cartes, côte à côte avec les anciennes. Soit dit en passant, ces cartes peuvent devenir massifs. Nous avons vu un qui a consommé onze grands murs. La ré-ingénierie "à venir" version était moins de la moitié de cela. Plus de mots de conseil: ne laissez pas des spécialistes travailler dans l'isolement-emploient équipes inter-fonctionnelles pour obtenir une image équilibrée et pleine connaissance des interactions du système.

En outre, il stimule la créativité de l'équipe s'ils sont fournis certains objectifs ambitieux, tels que: «réduire les temps de cycle et de la paperasserie administrative de 50%."

C. Administration

L'administration compétente contribue de manière significative à la réussite de la CRP. Il est recommandé qu'un administrateur soit désigné pour fournir un point focal pour toutes les activités du CRP. Dans un petit projet, cette personne pourrait très probablement être le gestionnaire de projet dans son ensemble ou d'une personne MIS. Dans les grands projets, ce serait typiquement une activité dévorante pendant des mois.

De travail au plan de projet pour l'attribution des tâches, ordonnancement, contrôle, suivi et reporting permet de garder le programme dans les délais prévus, le budget et sur la bonne voie.

L'administrateur doit planifier le CRP, le processus de jeu et des normes de documentation en sorte que les dirigeants fonctionnels publier des annonces de réunion, procès-verbaux complets libérer, tenir des registres adéquats de réunions et les décisions et renvoyer les questions insolubles pour le comité de pilotage. Cette personne devra également surveiller le processus afin de s'assurer qu'elle est suivie comme le prescrit.

Maintenir les paramètres du système - par défaut, les paramètres pour des choses telles que les méthodes de compensation, les méthodes d'établissement des coûts, des règles de déclaration des anomalies, des règles d'affectation, les comptes de charge par défaut, etc

Veiller à ce que les bases de données sont maintenues:

o bases de données CRP, utilisé pour les essais d'affaires structuré de divers scénarios probables.

o "jouer" les bases de données pour forme libre / ad hoc d'expérimentation.

base de données o Formation, utilisés pour l'enseignement formel et informel.

o SIG devrait maintenir vivants (production) des bases de données pour les diverses organisations qui emploient le logiciel après la mise en œuvre.

L'entretien requis de la CRP bases de données inclut des choses telles que le maintien des paramètres selon les instructions de gestion de projet. Par exemple, l'administrateur peut être chargé par un chef de file fonctionnel pour modifier un paramètre, comme d'inventaire par défaut l'affichage numéro de compte. Avant cela est fait, il est conseillé d'examiner l'impact avec l'équipe et prendre les mesures appropriées avant / après sa mise en œuvre. Il pourrait être nécessaire d'informer les autres membres de l'équipe de l'impact de ce changement. Changements testés dans le CRP peut ensuite être déplacé vers d'autres bases après que l'équipe a indiqué que c'est la direction à suivre. Pour de meilleurs résultats, SIG devrait probablement effectuer cette après évaluation de l'impact et la consultation avec l'équipe, qui aurait déjà consulté avec les utilisateurs des systèmes clés.

L'administrateur peut également être demandé de conserver des archives de bases de données du CRP et de faire reculer / restaurer des versions différentes à des moments différents. SIG doit donner à l'administrateur une main libre et les outils appropriés et les services publics pour l'accomplir efficacement et rapidement.

D. Equipement / installations

La mise en place d'installations adéquates peuvent améliorer les résultats, de réduire les coûts et le temps requis pour mener à bien le CRP. Une zone d'affectation du projet doit fournir un espace suffisant pour les équipes de se réunir, effectuer des activités de flux graphiques muraux, procéder à la formation en classe et les tests de simulation. La figure 2 illustre une installation utilisée pour une entreprise de taille moyenne en œuvre un MRPII intégrée / système financier.

Un nombre suffisant de terminaux ou postes de travail et deux imprimantes en ligne et de l'esclave doit être mis à la disposition à proximité les uns aux autres et des équipements des chambres (les imprimantes esclaves sont nécessaires pour documenter contenu de l'écran à des points d'essai critiques). Ceci permet une interaction plus efficace du groupe accomplissement de ses tâches. L'équipement peut être recyclé plus tard, à des fins de production, sauf si un petit lit en cours de test CRP est maintenue.

E. technique

o SIG doit fournir des bases de données telles que décrites ci-dessus, de les sauvegarder régulièrement, fournir reculer / des capacités de restauration et / ou de services, d'équipements adéquats et de services de soutien.

o Fournir de l'aide avec les flux de travaux par lots.

o Poursuite de la participation MIS CRP dans la fourniture de soutien technique et des applications permettra d'assurer des résultats favorables. Des consultants techniques, des logiciels et fournisseurs de matériel peuvent jouer un rôle important ici aussi.

F. phase opérationnelle

Il ya plusieurs façons d'organiser les activités du CRP. Voici un bon:

o les dirigeants fonctionnels de construction directe de l'AS-est et à être les flux, d'identifier les problèmes.

o équipe travaille sur des priorités, l'affectation et la résolution des problèmes identifiés.

o CRP administrateur effectue une course informelle par le biais de cartes de débit du système, le procès utilise le logiciel en ligne et développe un «scénario» pour guider les scénarios à écrire.

o CRP administrateur énonce le plan général de la CRP et le calendrier.

o CRP administrateur énonce les lignes directrices scénario CRP. Gardez les cas de test petite. Vous voulez un bon échantillon de produits, procédés et organisations concernées, pas un exercice entrée massive de données.

Dirigeants fonctionnels de construire des scénarios détaillés fonctionnels à l'aide des lignes directrices, les connaissances propres des fonctions, la liste des questions et des conseils auprès des utilisateurs du système, les gestionnaires et autres parties intéressées légitimes. D'autres avis et d'augmenter ce produit.

Dirigeants fonctionnels marcher équipes inter-fonctionnelles et les utilisateurs potentiels du système par le biais des organigrammes. La manipulation d'émission est discutée. Les dirigeants de prendre le groupe à travers des exercices de scénarios en ligne. Diverses questions et des ajouts aux problèmes prévus sont élevés et les approches alternatives sont testées. La plupart des problèmes devraient être résolus par l'équipe au cours des exercices ou déléguée de poursuivre l'action. Parfois, les questions seront soumises au comité de direction lorsque le groupe n'est pas en mesure de les résoudre. Cela devrait être inhabituel, si la composition du groupe est correcte et ils sont habilités à répondre à la plupart des questions. Il est conseillé d'avoir eu au moins une partie de la formation éditeurs de logiciels et certainement «générique» ou spécifiques à l'industrie avant de tenter l'éducation de ces étapes.

C'est une bonne idée de faire des soluces et résoudre la plupart des questions sur le papier d'abord, avant de commencer la simulation sur ordinateur. Pourquoi: trop dur de garder la base de données de rechargement, refaire les exercices et la réinitialisation des paramètres tout le temps.

Ne pas avoir peur d'essayer des approches ad hoc aux problèmes rencontrés. Si inquiet contaminer la base de données en s'écartant de l'éprouvé et vrai, essayer des tests en vertu de contrats différents, les pièces, les comptes, ou même sur une base de données distincte. C'est une des raisons que nous avons recommandées ayant un «jeu» de base de données plus tôt.

Ne pas tomber dans le piège de tester les différentes fonctions ou les fournisseurs de logiciels "modules". Exécuter un essai approfondi et intégré de l'ensemble du système, avec les données qui circulent dans toutes les parties, de sorte que l'interaction peuvent être testés dans un environnement aussi proche que possible de celui qui doit être mis en œuvre.

Ne vous contentez pas de fonctionner à travers des écrans des vendeurs et des rapports, ou servilement répliquer vos approches existantes. Utilisez toutes les politiques, procédures et formulaires qui seront utilisés pour diriger effectivement l'entreprise, mais regardez pour des améliorations / rationalisation dans le processus. Le logiciel est uniquement un outil d'affaires et ne fonctionnera que dans le cadre d'un tout intégré.

Documenter les résultats de tests et de discussions, en utilisant des copies d'écran et le rapport ainsi que des notes écrites et résumés publiés.

Dans la plupart des cas, le groupe ne commence à réaliser combien peu est réellement connu sur le processus et combien de questions nous sommes éloignés de lui dans le passé. Le processus de CRP permet la connaissance de se développer rapidement, et leur permettre de mieux résoudre les problèmes soulevés.

G. Disposition

Apporter de fermeture à l'effort est la clé de bénéficier de tout le travail à faire. Une approche structurée et méthodique, la documentation des résultats et le contrôle des questions ouvertes permettra que cela se produise.

Il est important de saisir les résultats et les questions soulevées et à poursuivre sans relâche leur résolution d'améliorer sans cesse l'approche du système. La résolution des problèmes est ce qui motive réellement le processus de changement.

Utilisez l'équipe habilité à résoudre les problèmes dès que possible. Maintenir un dialogue avec les organisations concernées. Utilisez le comité de pilotage en tant que «arme secrète» pour surmonter les obstacles quand ils le peuvent pas.

Ne vous contentez pas "d'automatiser le désordre que vous avez déjà." Concentrez-vous sur la réingénierie du processus pour améliorer les performances, mais ne pas se laisser emporter. Dans certains cas, il est possible d'apporter des améliorations majeures après la mise en œuvre initiale.

Mettre en place des mécanismes pour traduire rapidement les conclusions et recommandations dans le changement. La meilleure façon de le faire: membres de l'équipe compétentes devraient être tirées de zones touchées, soit habilité par leur direction pour apporter des modifications, étant donné les lignes directrices pour la mise en œuvre des changements rapides et encouragés à le faire! Pour surmonter les blocages bureaucratiques, nous suggérons que les changements suggérés être approuvé par défaut, s'il a été conclu à un journal de résolution des questions régulièrement publiés, discutés lors d'une réunion de projet et de rester incontestée pour un temps déterminé.

Conclusion

Il peut paraître évident à partir du matériau qui précède que l'approche CRP offre une excellente occasion pour l'évaluation, les tests, le développement, l'éducation et la formation. Il s'agit d'une excellente façon de bâtir une équipe formée à l'avance, afin d'assurer une mise en œuvre plus de succès.

Il a été noté par les anciens combattants d'implémentations réussies que les tests du système et d'autres activités de salle de conférence pilotes a pris beaucoup plus de temps que prévu initialement, mais que ça valait le coup. Certains de ces mêmes personnes ont noté qu'il était nécessaire de lancer à travers la CRP plus d'une fois, afin d'incorporer les leçons apprises dans un autre essai (s). Certaines équipes projets infructueux ont fait remarquer qu'ils auraient dû passer plus de temps sur ces derniers.

Nous avons constaté que presque personne ne lance ceux-ci sur leur propre sauf s'ils ont été exposés à eux avant ou à moins que quelqu'un d'expérimenté les aide à présenter le processus du projet. En fait, il est parfois une résistance active ou de l'indifférence de certains non-initiés, qui estiment que l'approche serait perdre trop de temps. Bien que n'étant pas intuitive, cette CRP et d'autres approches se trouvent à être logique, facilement compris et accepté une fois essayé avec un esprit ouvert.

Le pilote salle de conférence est le moyen le plus efficace que nous connaissons pour vraiment apprendre et de comprendre un système d'évaluation aux fins de planification, de l'éducation, les essais et la mise en œuvre.

Cet article est également disponible sur notre site web: PROACTION - Génération des meilleures pratiques. Il s'agit d'un extrait d'un document écrit à l'origine par George Miller, fondateur de PROACTION. Il a été modifié et mis à jour par Paul Deis, PROACTION chef de la direction.